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Ufficio Comunicazione - Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.)

 
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Info ufficio Comunicazione - Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.)

 
  1. Dov'è l'ufficio: Palazzo Comunale, via Gramsci, 21  - Piano Terreno 
  2. Fax 039 7397364 -  Email: urp@comune.lissone.mb.it
  3. Orario:  lunedì e mercoledì  8.30 - 13.30 / 14.30 - 18.00
    1. martedì, giovedì e venerdì  8.30 - 13.30
    2. sabato  8.30 - 11.30

Referenti: Lucia Besana  tel. 039/7397357 -  Teresa Papa   tel. 039/7397275
Responsabile del servizio:  Dirigente Responsabile: Dott. Elio Bassani 

 
 

Urp è una brutta sigla per dire una realtà invece molto bella: ovvero l'Ufficio Relazioni con il Pubblico, che - in un Comune - significa il servizio che fa da mediatore e facilita i contatti tra i cittadini e la pubblica amministrazione.

Dunque l'Urp per prima cosa ascolta, ovvero è uno spazio in cui il cittadino si rivolge appena entrato (fisicamente o virtualmente) in municipio, sicuro di ricevere assistenza cortese e mirata alle proprie esigenze. L'Urp riceve: raccoglie infatti segnalazioni, reclami, suggerimenti e proposte relativi a tutti i settori che hanno attinenza con l'amministrazione comunale e più in generale i servizi pubblici.

Poi l'Urp risponde: quando può in modo diretto e immediato, attraverso il suo aiuto qualificato di fronte a qualunque difficoltà del cittadino e prestando assistenza nel compilare la modulistica o fornendo le informazioni nel modo più chiaro e semplice possibile; se invece il problema riguarda un altro ufficio comunale, si impegna a trasferirlo al servizio competente e a dare risposta al cittadino sull'esito della pratica entro 30 giorni.

Soprattutto l'Urp garantisce alcuni diritti del cittadino. Per esempio quelli alla consultazione degli atti pubblici e all'informazione, in modo tempestivo ed accurato, contribuendo così alla trasparenza della pubblica amministrazione. Inoltre garantisce una maggiore vicinanza tra l'ente comunale e i cittadini, rimuovendo gli ostacoli alla comunicazione e semplificando i rapporti con la burocrazia, facilitando la partecipazione dei singoli e dei gruppi alla vita civile. Infine fa risparmiare tempo,  consentendo ai cittadini di svolgere operazioni diverse da un unico sportello e comunque offrendo la sua collaborazione di fronte ai dubbi e alle incertezze.
Insomma, l'Urp è uno Sportello amico del cittadino.

Per cosa e come si può contattare ?

Il cittadino può prendere contatto con l'ufficio attraverso il telefono, la mail, o personalmente allo sportello per:

  •  richieste di informazioni
  •  compilazione di modulistica
  •  ritiro moduli dei diversi settori
  •  proposte / suggerimenti
  •  segnalazioni / reclami 

Cosa fa?

  • Comunica, dialoga con i cittadini e li orienta nell'organizzazione spesso articolata della Pubblica Amministrazione ;
  • Fornisce la modulistica di base dei diversi settori e offre la disponibilità nell'aiuto alla compilazione degli stessi;
  • Offre, per ogni servizio erogato dalla struttura comunale, indicazioni sulle procedure da seguire, sulla documentazione necessaria e le eventuali tariffe, sul responsabile a cui rivolgersi, sugli orari di apertura degli sportelli e la loro ubicazione;
  • Recepisce segnalazioni e reclami e  ne cura la trasmissione agli uffici competenti. Raccoglie i suggerimenti e le proposte dei cittadini per migliorare il funzionamento della macchina amministrativa.
  • Promuove ed agevola la partecipazione del cittadino mediante il diritto di accesso agli atti amministrativi e alle informazioni;
  • Fornisce notizie attinenti alle proposte culturali, alle attività sociali e di volontariato, nonché alle molteplici attività della Pubblica Amministrazione offerte sul territorio; 
  • Diffonde materiale informativo e amministrativo: guide ai servizi, pubblicazioni, depliant, schede per l'accesso ai servizi. Cura l'aggiornamento dei monitor informativi all'interno del municipio e dei pannelli di infografica disposti su vie e piazze
  • Predispone comunicati stampa e li diffonde ai giornalisti, oltre che attraverso il sito Internet comunale. Organizza conferenze stampa per comunicare informazioni e novità sui servizi comunali 

Attraverso quali attività eroga i suoi servizi?

 I servizi svolti si svolgono principalmente tramite le seguenti attività:

  • SERVIZIO DI SPORTELLO
  • SERVIZIO DI BACK-OFFICE
  • SERVIZI TECNICI
  • SERVIZIO "E-MAIL"
  • ORGANIZZAZIONE E PARTECIPAZIONE EVENTI
  • UFFICIO STAMPA
SPORTELLO

 La parte di front-office, caratterizzata dal contatto diretto con l'utenza allo sportello, è prevalentemente concentrata sulla soddisfazione immediata delle richieste di informazioni da parte dei cittadini. Attualmente viene garantita un'apertura dello sportello pari a 28 ore settimanali.

 
BACK-OFFICE

L'attività di back-office consiste anzitutto nello svolgimento di mansioni amministrative.
Tra le attività quotidiane si inseriscono la lettura, divulgazione ed archiviazione della posta, elettronica e cartacea, l'acquisizione di informazioni varie, la gestione e la redazione delle e-mail per le risposte ai cittadini. Le attività periodiche, invece, coinvolgono lo Sportello  nella gestione del servizio EMAIL (una newsletter settimanale inviata agli iscritti al servizio), nella divulgazione degli eventi comunali e nella rielaborazione grafica e archiviazione dei documenti informatici.
Le attività occasionali comportano il coinvolgimento dell'ufficio in eventi vari, quali:

  • la divulgazione di risultati elettorali; 
  • la pianificazione e partecipazione alle fiere, per divulgare le attività dei vari organi dell'Amministrazione comunale;  
  • l'organizzazione e la gestione di particolari eventi; 
  • la predisposizione delle statistiche annuali con dati di rilevazione dei contatti avuti, dei settori interessati, dei tempi di risposta degli uffici interni, dei flussi di utenza, eccetera.
SERVIZIO E-MAIL

L'Ufficio elabora ed invia settimanalmente, ai cittadini che ne fanno richiesta, una newsletter con le notizie che riguardano la vita della città.  Questo servizio permette a chiunque di essere informato in tempo utile sugli appuntamenti culturali in programma e sulle comunicazioni di pubblica utilità.

UFFICIO STAMPA

L'Urp si occupa anche di redigere i comunicati stampa che riguardano le novità e le informazioni sui servizi comunali e sull'attività dell'amministrazione, inviandoli poi ai mass media locali e nazionali. Ugualmente promuove ed organizza conferenze stampa per fornire informazioni ai giornalisti su particolari aspetti dell'attività comunale

 
Area Download
 

da consegnarsi brevi mano, via mail, o via fax all'ufficio protocollo piano terra, Municipio, fax 039/7397274